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GUIDE D'ACCUEIL Rédiger un guide d'accueil pour votre location saisonnière en 7 points d’étape !

Axelle Le Roux – 24 juin 2022

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Vous souhaitez rédiger un guide d’accueil pour vos voyageurs ? Mais vous ne savez pas quelles informations donner et comment le structurer ? Dans cet article nous vous donnons nos meilleurs conseils pour vous faciliter sa rédaction…

 4 min

Villa Salvia

Villa Salvia à Aups (83)

Pour que voyageurs profitent de leur séjour dans votre location saisonnière sans se poser de questions et que vous ne soyez pas constamment importunité par leurs interrogations, nous vous conseillons vivement de rédiger un livret d'accueil. Un guide qui anticipe toutes les questions sur votre logement, les activités à faire dans la région, les bons restaurants à proximité...

Comment structurer votre guide d'accueil ? Découvrez les 7 parties essentielles :

1. La première couverture

Votre guide d’accueil commence par la première de couverture, c’est celle qui captivera l’attention de vos locataires et qui donnera envie de le lire. Elle doit contenir :

  • La mention GUIDE D’ACCUEIL pour indiquer clairement de quoi il s’agit et pour le repérer facilement
  • Une photo de votre logement 
  • Le nom de celui-ci (si vous lui avez donné un petit nom)
  • L'adresse postale du logement

2. Un message de bienvenue

Le message personnel permet d’humaniser votre guide d’accueil, souhaitez la bienvenue dans la région, remerciez-les d’avoir choisi votre logement et un bref résumé des informations que vos voyageurs trouverons dans ce guide. Montrer que vous êtes soucieux du bon déroulé de leur séjour.

carte rennes

3. Le plan du centre-ville et le plan des transports

Si votre logement est situé en ville, insérez un plan du centre ville (ou sinon une capture d’écran de google Map) et un plan du réseau de transport de la ville, indiquez également les arrêts et lignes de bus/ métros ou tramways à proximité de votre logement.

Indiquez sur le plan de la ville où se situe le logement afin qu'ils puissent se situer.

4. Les informations pratiques sur le logement

Énumérez une liste des équipements disponibles dans votre location saisonnière en catégorisant et si besoin, expliquez leur fonctionnement ou indiquez où sont situées leur notice :

  • Internet : codes Wifi et tout autre mot de passe 
  • Equipements dans la cuisine : cafetière, frigo, four, grille-pain…
  • Salle de bain : sèche cheveux, serviettes fournies, gel douche et/ou shampoing fournis...
  • Chambre : linge de lit fourni, lit bébé disponible...
  • Salon : télévision, livres/jeux/jouets…
  • Chauffage et électricité : indiquez où se situe le tableau électrique et comment il fonctionne en cas de problème. Concernant le chauffage, expliquez comment il est possible de l'enclencher (télécommande...)
  • Extérieur : selon votre extérieur énumérez les équipements que vous mettez à disposition, voici des exemples :
    • Balcon : balcon au 1er étage orienté au sud/ouest avec vue mer avec deux chaises et une table
    • Terrasse : une table, 10 chaises et 2 transats
    • Jardin : vous avez l’usage exclusif du jardin. Il est orienté au sud et est entièrement clos.
  • Divers équipements : Pour l'entretien de votre logement et de leur linge, quels équipements laissez-vous à disposition ? Énumérez-les et indiquez où ils sont rangés.
    • Aspirateur, serpillière, balais/balayette et d’une pelle, lave linge, sèche linge, étendoir à linge, fer et table à repasser.
  • Poubelles : indiquez les emplacements (poubelles de verre, recyclage…) et incitez vos voyageurs à faire le tri.

Expliquer également comment s'ouvre les fenêtres et/ou le fonctionnement des volets.

Découvrez les solutions proposées par Book&Pay aux propriétaires de locations saisonnières !

5. Les informations pratiques autour du logement

Suggérez à vos voyageurs des bonnes adresses de restaurants, conseillez des endroits sympathiques à découvrir dans la région ou bien des événements incontournables auxquels participer. Indiquez également dans votre guide les lieux à visiter, les activités à faire avec les enfants, les spectacles, les commerces, les jours de marché et les emplacements des locations de vélos...

N’hésitez pas à indiquer l'adresse et les horaires d’ouverture de l’office de tourisme le plus proche de votre résidence secondaire.

guide d'accueil

6. Vos bons contacts et numéros utiles

Vous connaissez un.e baby-sitter ? Un coach sportif ? Un taxi ? Un guide touristique...? Partagez vos bons contacts auprès de vos voyageurs.

Important de le rappeler, laissez vos coordonnées dans ce guide d’accueil mais aussi les numéros d’urgences  : SAMU, Police, Pompiers, Urgences, Sos Médecin...

7. Dernières pages : les règles du logement et les remerciements

Informez vos voyageurs sur les règles de votre logement : interdiction de fumer (et même à la fenêtre), fête interdite, utilisation de la piscine...

Vous pouvez également ajouter quelques conseils pour préserver l’environnement :

  • Éteindre les lumières quand vous sortez
  • Ne changez pas de linge de toilette inutilement
  • Stoppez l’eau sous la douche quand vous vous savonnez
  • Coupez le chauffage quand vous ouvrez la fenêtre
  • Nous signaler rapidement toute fuite ou anomalie

À la fin de votre guide, n'oubliez pas de laisser un mot de remerciement à incitez-les à écrire un avis sur le logement à la fin de leur séjour.

Nous vous conseillons de mettre à disposition votre guide dans un endroit visible de votre logement. Si vous avez un meuble type console à proximité de l'entrée avec des brochures touristiques, c'est l'endroit opportun pour y déposer votre guide.

Le format de votre guide d'accueil

Certains voyageurs préfèrent avoir un livret d'accueil au format papier qui se trouve à portée de main dans votre location saisonnière et auquel ils peuvent se référer pendant leur séjour. Vous pouvez le configurer dans un format de document très simple type Word et facilement imprimable. Nous vous recommandons d'intégrer les pages dans une classeur avec des feuilles plastifiées pour que votre guide soit plus durable dans le temps ! Créez ensuite une version pdf, qui peut être envoyée par e-mail à vos voyageurs avant leur séjour par exemple.

Il existe des solutions pour créer des guides interactifs en ligne...mais bien souvent ce sont des solutions payantes.

Sachez nous vous fournissons un guide d’accueil à télécharger depuis notre interface et à personnaliser par vos soins.

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