Entre le contenu des annonces, la gestion des calendriers et la capacité à répondre rapidement aux demandes des locataires, la gestion des réservations est devenue avec le temps un véritable métier qui nécessite une approche professionnelle. Outre ces sujets, une problématique qui concentre souvent l’attention des propriétaires est celle de la gestion des paiements et des dépôts de garantie. En effet, lors de la diffusion d’une annonce de location sur une plateforme qui ne gère pas les paiements (Booking.com, LeBonCoin,…), les questions qu’un propriétaire devra nécessairement se poser seront  :

  • comment obtenir un paiement (au moins partiel) dès la réception de la réservation ?
  • en cas d’absence d’acompte, comment tester la carte bancaire du locataire ?
  • comment gérer les dépôts de garantie ?
  • etc

Or, sans outil et sans procédure, il est presque impossible de répondre à ces problématiques.

Fiabiliser les réservations, un enjeu classique de la location courte durée

Le « no-show » (situation où un client ayant réservé ne se présente finalement pas sans pour autant avoir annulé sa réservation) est une problématique classique de l’hôtellerie, de la restauration et de la location saisonnière qui, si elle n’est pas gérée correctement, peut avoir des conséquences financières désastreuses. En effet, quoi de pire pour un propriétaire que d’apprendre qu’un locataire n’ayant pas payé sa réservation ne viendra pas dans le logement qu’il a réservé ? Le cas est pourtant classique si quelques précautions basiques ne sont pas prises.

Dès le lancement de l’offre Book&Pay, notre équipe a mis en place des outils et procédure pour répondre à toutes les problématiques liées aux paiements et aux dépôts de garantie. Grâce à cela, pour tous ses clients, notre équipe « Booking » fait en sorte de sécuriser les loyers et dépôts de garantie liés aux réservations en imposant les règles suivantes aux locataires :

  • pour chaque séjour débutant – de 14 jours après la réservation, le règlement doit être réalisé par le locataire dès le jour de sa réservation
  • pour chaque séjour débutant + de 14 jours après la réservation, le locataire doit verser un acompte de 25% du montant total de la réservation. Le solde lui sera alors demandé 14 jours avant son arrivée.
  • un dépôt de garantie est aussi récupéré (avec ou sans débit du compte client, en fonction des durées de séjours) 48 heures avant l’arrivée du locataire
  • en absence de paiement de la réservation ou du dépôt de garantie, nos conditions générales prévoient que le locataire peut se voir refusé l’accès au logement réservé, sans remboursement des frais déjà engagés

Grâce à toutes ces règles, notre équipe parvient à obtenir 99% des paiements et des dépôts de garantie avant l’arrivée des voyageurs dans les logements.

Améliorer l’expérience locataire passe aussi par une bonne gestion des paiements

Outre la sécurisation des revenus du propriétaire, nous pensons qu’une bonne gestion des paiements a un impact bénéfique sur l’expérience des locataires.

Depuis plusieurs années, Airbnb a imposé un nouveau standard qui permet aux propriétaires et locataires de ne pas aborder la question du paiement au moment de l’accueil. En effet, sur cette plateforme, toutes les problématiques liées aux règlements et aux dépôts de garantie sont traitées avant la confirmation de la réservation. Autrement dit, le locataire ne peut confirmer sa réservation que s’il procède à son règlement. Cela présente un avantage non négligeable le jour de l’arrivée : la question du règlement n’a pas à être abordée entre l’hôte et le guest ; les deux parties pouvant alors se concentrer sur des échanges plus humains à propos de l’expérience locale, du logement ou de sa région.

Chez Book&Pay, nous avons choisi de suivre cet exemple. Toutes les réservations que nous envoyons à nos clients ont été totalement réglées (dépôt de garantie inclus) avant envoi aux propriétaires/gestionnaires. Ainsi, la personne en charge de l’accueil n’aura jamais à traiter ce point et peut donc consacrer le temps du check-in à échanger avec le locataire sur d’autres aspects plus intéressants de la location.

Vous souhaitez profiter de notre expérience et nous déléguer la gestion de vos réservations ? N’hésitez pas à nous contacter via notre formulaire de contact.